3 clés pour réussir l’accueil événementiel

Les enjeux d’un accueil événementiel réussi

Vous ne faites pas que louer des espaces. En tant que gérant de lieu réceptif, vous avez déjà ce sens de l’accueil événementiel. Vous proposez donc une expérience totale, complète, qui démarre sur place dès l’accueil de votre client et de ses invités. Ce temps de bienvenue et d’hospitalité fait pleinement partie de la réussite de l’événement.

En effet, c’est la première image en tant que lieu que vous allez renvoyer auprès des participants. L’accueil événementiel donne le ton pour le reste de la journée ou de la soirée. En termes de notoriété, il faut éviter à tout prix les impairs et les approximations ! Si votre client vous a confié des missions supplémentaires (comme la gestion des invitations par exemple), c’est aussi le moment de vérité, les premières preuves de réussite de votre travail.

Les 3 clés pour réussir votre accueil événementiel

Vous savez déjà qu’il faut avoir le sourire, c’est une évidence ! Mais avez-vous bien préparé en amont votre accueil événementiel ? Êtes-vous bien vigilants à tous les points essentiels ? Nous vous partageons les 3 clés pour réussir cette étape si précieuse.

Réfléchir l’accueil événementiel en amont

Vous accompagnez votre client dans l’organisation de son événement ? L’accueil événementiel de ses invités doit se réfléchir dès cette étape, car il démarre finalement bien en amont du jour J. Quelles informations doit-on diffuser ? Comment gérer les invitations ? La communication auprès des participants se fait bien entendu en amont de leur venue, il est donc primordial de soigner cette phase.

Ce temps de préparation avant l’événement permet également de faire le point sur les objectifs de l’événement et sur la cible visée. Cela définira notamment des éléments importants de votre accueil événementiel, comme votre positionnement vis-à-vis des invités : en retrait ou présence très chaleureuse par exemple.

Le rôle des hôtes et hôtesses d’accueil

L’hôte du lieu est celui qui “fait tourner la boutique” au quotidien. C’est peut-être vous-même, l’un ou plusieurs de vos salariés (ou bien même notre agence FAT si vous nous confiez la gestion partielle ou totale de votre établissement). Mais il arrive souvent que du personnel externe soit mobilisé en renfort lors d’événements complexes ou importants : les fameux hôtes et hôtesses d’accueil.

Leur rôle sera d’accueillir, bien évidemment, mais surtout d’orienter et de renseigner les participants. Ils doivent parfaitement maîtriser les informations relatives à l’événement et surtout, faire très bonne impression. Pour s’assurer de cela, nous avons défini 4 étapes pour les briefer efficacement sur l’accueil événementiel :

Étape 1 : présenter votre activité et votre lieu
Fonctionnement, type de clientèle, histoire du lieu, prestations proposées, standing du lieu… Mieux vaut en dire trop que pas assez ! Une visite de votre lieu et une présentation de vos équipes fixes (si vous en avez) sont également importantes. Tout le monde doit être en terrain connu.

Étape 2 : décrire leurs missions
Décrire le contexte et les enjeux de l’événement, leur rôle durant la journée/soirée, la posture à adopter, les actions à mener et les feedbacks que vous souhaitez. Vous devez expliciter les missions attendues (renseignement, accueil, orientation, service…), ainsi que toutes les tâches précises à effectuer et leur ordre de priorité (si nécessaire). Abordez également les points contractuels et pratiques tels que le cadre horaire, les impératifs vestimentaires, etc.

Étape 3 : transmettre tous les détails de l’événement
Nombre de participants, services choisis, organisation du repas ou du buffet, listing d’invités à l’entrée, prestataires présents, contacts de référence, contraintes du bâtiment, etc. Assurez-vous que vos hôtes et hôtesses aient l’intégralité des informations en leur possession pour mener à bien leurs missions.

Étape 4 : faire un débrief de cet accueil événementiel
Sollicitez votre personnel pour obtenir des retours des clients, questionnez-les sur leur feeling général, analysez les éventuelles problématiques rencontrées, demandez-leur s’ils ont pris plaisir à réaliser leurs missions. Toutes ces remarques vous permettront d’ajuster votre manière de fonctionner et d’améliorer votre accueil événementiel.

Penser les aménagements pour un bon accueil événementiel

Même si nous sommes persuadés que l’accueil événementiel repose avant tout sur les personnes, il est primordial de réfléchir avec soin aux aménagements pratiques de votre lieu pour l’optimiser.

L’accessibilité est notamment un vrai enjeu et peut complètement gâcher un événement si elle est négligée ou si elle pose problème à certains invités. Votre lieu doit donc être ouvert à tous. À défaut (un patrimoine historique qui empêche certains travaux d’accessibilité par exemple), il est indispensable d’avertir et d’informer de manière complète votre client, puis ses invités, en amont de l’événement.

L’accueil événementiel doit retranscrire l’esprit et l’ambiance de l’event et du lieu dès les premiers pas des invités : accueil sur le parking, allée de lumières, signalétique personnalisée, distribution de badges ou de goodies, etc. Ces éléments ont d’autant plus de valeur si l’événement a un thème particulier. Chaque point de décoration, de scénographie est à penser pour un effet “wahou” !