Event manager, wedding planner : collaborer avec ces métiers complémentaires

Le rôle d’un event manager ou d’un wedding planner

L’event manager ou le wedding planner seront vos interlocuteurs principaux pour l’organisation d’un événement. Ces professionnels peuvent faire partie d’une agence événementielle, parfois de l’entreprise même de votre client ou être embauché en freelance. Peut-être même que ce sera vous qui ferez appel aux services de ce type de professionnels pour vous seconder dans l’accueil d’événements !

• De manière générale, un event manager est chargé de l’entièreté de l’organisation d’un événement :
• Faisabilité et budgétisation du projet – puis gestion du budget par la suite.
• Stratégie de l’événement : cible, enjeux, concept, marqueurs de réussite, choix d’un thème et des animations, etc.
• Planification dans les moindres détails et mise en œuvre des moyens opérationnels.
• Suivi qualité et mise en place de plans de secours en cas d’imprévu.
• Coordination de tous les interlocuteurs et participants à l’événement : conseil, brief, planning, relation avec les différents prestataires.
• Déroulement le jour J.
• Bilan final.

Quant au wedding planner, son rôle varie selon ses missions. Parfois, il agit véritablement comme le chef d’orchestre du mariage. Mais d’autres fois, il n’a qu’un rôle de conseil et d’accompagnement, et se limite à la négociation des tarifs avec les prestataires, au suivi et à la planification des différents rendez-vous. Le wedding planner permet aux futurs mariés d’organiser la cérémonie qui leur ressemble, en toute sérénité.

Les règles pour une collaboration efficace avec un event manager

Dans cette nouvelle dynamique, comment trouver votre place en tant que lieu réceptif ? Il est vrai que ce fonctionnement sera parfois subi, alors que vous avez vous-même, en interne, les compétences pour assurer ce rôle de conseil et d’organisation d’événement. Mais chez FAT, nous préférons voir cela comme une opportunité de créer de nouvelles relations professionnelles et de travailler en synergie avec des collaborateurs qui parlent la même “langue” que vous. Tous les ingrédients sont réunis pour créer un événement mémorable et réussi !

Définir la place et les missions de chacun

Pour que cette organisation trouve son rythme de croisière, il est primordial de définir la répartition de vos rôles : qui fait quoi ?

• Lien avec les prestataires extérieurs
• Mise en place du matériel
• Commandes et stockage des boissons
• Gestion de la décoration
• Accueil événementiel le jour J
• Conseil au client
• Etc.

Dès le départ, vous pouvez préciser que vous ne souhaitez pas rester dans la posture d’un simple loueur d’espaces et que vous voulez vous engager plus – si tel est le cas. Quoi qu’il en soit, cette discussion est indispensable pour éviter de se marcher sur les pieds, de perdre du temps (voire même de générer des conflits). Il est possible de mettre en place une convention pour noter officiellement sur papier cette répartition des rôles.

Une communication efficace avec l’event manager

Une fois que le périmètre de chacun est bien défini, nous vous invitons à choisir avec l’event manager la façon d’échanger. Une communication claire et bien définie est importante pour rester coordonnés et ne pas laisser disparaître des informations essentielles.
Des outils collaboratifs en ligne comme Trello, Miro ou un dossier Google Docs peuvent être intéressants si vous en avez tous les deux l’habitude (ainsi que vos équipes respectives). Mais, de manière plus formelle, nous vous invitons à prévoir des points réguliers, au téléphone par exemple, et à choisir un canal de communication : e-mail ou Whatsapp idéalement. Ces échanges sont indispensables pour tout assurer le jour J !

Être tournés vers les mêmes objectifs

Dès le début de votre collaboration avec l’event manager ou le wedding planner, nous vous invitons à faire le point sur vos objectifs. En effet, vous devez avoir le même but en ligne de mire pour travailler ensemble dans la même direction. C’est ce qui assurera la réussite de l’événement de votre client.

• Quel est l’objectif de l’événement ? Ses enjeux ?
• Qui est la cible ?
• Y a-t-il un thème de prévu ? Un déroulé déjà réfléchi ?
• Quel sera la place de chacun le jour J ? Quelles postures devront-ils adopter ?
• Quel type d’accueil événementiel est prévu ?

Garder le contact avec le client

Dans ce méli-mélo, vous vous retrouverez parfois bien éloigné du client originel, celui pour qui est organisé cet événement. Nous vous invitons toutefois à garder le contact avec lui, pour cerner ses attentes.
Car même si votre rôle dans l’organisation se trouvera cette fois-ci un peu plus restreint, ce sera un bon moyen de créer une nouvelle relation, de vous faire connaître, de montrer votre expertise et de mieux comprendre les besoins de votre cible. Si vous pouvez aussi demander un feed back de ce client après l’événement, ce serait parfait ! Ces indications sont précieuses pour continuer à améliorer vos services.