Accueillir une manifestation de communication événementielle d’entreprise : nos recommandations

Définition et exemples de communication événementielle

La communication événementielle est une manifestation qui a un but marketing ou promotionnel. Elle vise à mettre en avant une entreprise, un produit, un service, une marque. Tous les domaines d’activité peuvent être concernés.

La scénographie, le rythme, l’ambiance sont travaillés pour en faire un événement vraiment marquant, voire spectaculaire. Tout est réfléchi pour que le public (souvent reçu sur invitation) soit impressionné et garde un souvenir fort de ce moment. On conçoit également de plus en plus souvent ce type d’événement de façon à ce qu’il soit facilement “partageable” sur les réseaux sociaux. Oui, ça doit être instagrammable ! C’est un vrai outil de communication.

Les types d’événements concernés sont nombreux : il est quasiment certain que votre lieu saura en recevoir certains. C’est d’ailleurs sûrement déjà le cas !

Voici quelques exemples de communication événementielle que les entreprises organisent offsite :

• un team-building,
• une soirée d’entreprise ou autre événement festif,
• un gala, une vente de charité,
• un salon, une foire,
• une manifestation sportive,
• un défilé de mode, un showroom
• une exposition temporaire,
• etc.

Pourquoi proposer d’accueillir de la communication événementielle ?

Pour mieux cerner les besoins de ces clients spécifiques, il est important de comprendre leurs motivations. Les objectifs de la communication événementielle pour une entreprise sont nombreux.

Parmi les besoins récurrents, on trouve :

• établir un premier contact avec la cible,
• fidéliser la clientèle,
• inciter à l’achat,
• défendre une cause, partager un message,
• améliorer son image (auprès du grand public, des officiels, des médias, de potentielles recrues, etc.),
• créer le buzz et avoir une grande visibilité rapidement,
• lancer un nouveau produit ou une nouvelle marque, collaboration, gamme.

Tout doit être calibré pour parler de la bonne façon aux bonnes personnes et au bon moment.

Parmi les lieux recherchés par les organisateurs de communication événementielle en entreprise, ceux qui ont beaucoup de cachet ou un caractère atypique sont les plus demandés. La présence d’un bel extérieur, d’un service de restauration, d’une possibilité d’hébergement et d’un accès très facile est souvent exigée. Enfin, la capacité d’accueil va aussi définir le type d’événements que vous pourrez accueillir.

Comment mettre en place ce type d’événements ?

Pour accueillir de la communication événementielle dans votre établissement ou votre lieu réceptif, il convient de proposer des prestations adaptées et d’attirer ce type de clients bien particulier. Voici nos conseils !

Quels services proposer pour sortir du lot ?

Afin de vous faire remarquer pour l’accueil de manifestations de communication événementielle d’une entreprise ou d’une marque, vous devez montrer que votre établissement a les épaules pour soutenir de tels projets. En effet, il s’agit bien souvent d’événements de grande envergure, que ce soit par le nombre d’invités ou par les animations qui y sont proposées.

Il semble indispensable de disposer d’un solide réseau de partenaires et de prestataires pour répondre aux demandes de ce type de clients :

• un lieu d’hébergement proche si vous n’en disposez pas,
• une agence pour recruter du personnel (hôtes/hôtesses, serveurs, coordinateurs…)
• un service de sécurité,
• plusieurs types de restauration à proposer,
• des prestataires pour les animations : photobooth, concert, magie, feux d’artifices…
• et toute la régie et le staff technique pour les soutenir efficacement.

L’accompagnement pour l’organisation de l’événement est fortement apprécié. Si vous ne disposez pas de ces compétences, vous pouvez dans ce cas vous rapprocher de professionnels pour déléguer ce volet, comme l’agence FAT.

Vous rendre visible auprès de ces clients

Bien entendu, lorsque l’on organise une manifestation de communication événementielle, on recherche un lieu qui va marquer les esprits. Il faut donc vous rendre visible dès les premières recherches de vos potentiels clients.

Vous avez plusieurs solutions pour y arriver :

• Une fiche d’établissement Google optimisée, à jour, avec des avis clients récents
• Une stratégie média pour être présent dans la presse, les magazines (de décoration intérieure par exemple), sur les blogs.
• Un site internet bien référencé sur les moteurs de recherches (on appelle ça le SEO : search engine optimization).

Une fois que vous avez défini cette première présence publique, qui transmet votre message, la qualité de votre travail et le “petit truc en plus” de votre lieu, vous pouvez directement passer à l’étape suivante.

Prospecter sa cible en communication événementielle

Vos clients sont avant tout les entreprises et les marques. Mais il est toujours bon d’élargir son réseau et sa visibilité pour faire fonctionner le bouche à oreille. On vous recommande notamment d’être présent sur quelques plateformes d’apport d’affaires et de vous rapprocher d’agences événementielles.

Mais c’est en allant directement au contact et en vous faisant connaître que vous aurez le plus de résultats. La prospection commerciale a encore de beaux jours devant elle ! Si vous n’avez pas dans votre équipe un commercial événementiel dédié, vous pouvez vous faire accompagner par des professionnels (comme l’agence FAT) ou commencer en douceur à prendre contact avec des cibles potentielles sur LinkedIn ou sur des salons et rencontres professionnelles par exemple.

Comment accueillir concrètement ce type d’événements ?

À nos yeux, il y a deux éléments à respecter pour réussir à accueillir de la communication événementielle :

1. Le sens du détail : que ce soit la mise en page de votre devis ou la vaisselle que vous allez proposer, tout doit être personnalisé et pensé pour CE client.
2. Votre posture : avec ce client, peut-être plus qu’avec les autres, il vous faudra être à l’écoute et lui garantir qu’aucun imprévu ne viendra gâcher cet événement si important pour lui.

Et oui, l’anticipation sera, ici, la clé pour permettre le déroulement serein de cette manifestation. Pour le reste, on sait déjà que vous maîtrisez parfaitement votre cœur de métier !