Event manager, wedding planner : collaborer avec ces métiers complémentaires
Vous accueillez un nouveau client qui passe par une agence événementielle ou un event manager
Aleou, Kactus, Mariages.net, Privateaser… On connaît tous ces plateformes qui nous permettent de référencer son lieu et d’obtenir quelques deals supplémentaires pour son espace événementiel. Est-ce que c’est vraiment l’unique moyen de trouver des clients ? Ces sites internet ont autant d’avantages que d’inconvénients. Il nous semblait nécessaire de faire le point sur ce sujet qui questionne tout gérant de lieux événementiels et d’hébergements.
Si vous vous lancez en tant que lieu événementiel, vous découvrirez sûrement ce nouvel univers que représentent les apporteurs d’affaires. On a alors l’impression de découvrir un Eldorado : “Des opportunités business juste en s’inscrivant ? Trop facile !” Mais savez-vous vraiment de quoi il s’agit ?
Commençons par un élément important : ce type de plateforme n’a rien à voir avec un annuaire classique. Définition de ces derniers ! Sur internet, il existe en effet des sites web sur lesquels on peut s’enregistrer pour apparaître et se rendre visible. Leur fonctionnement est passif : vous apparaissez, les visiteurs vous voient et ils vous contactent directement si nécessaire.
Il y a des annuaires spécialisés, d’autres généralistes. Certains ont un vrai intérêt, comme Trustpilot, qui recueille l’avis des clients – et rien de mieux qu’un commentaire positif sur votre établissement pour avoir une bonne réputation ! Enfin, des plateformes comme les Pages Jaunes – avec Solocal – ou la fiche d’établissement Google brouillent les pistes en offrant des services de commercialisation (demander un devis, passer devant les concurrents, etc.)
Dans le monde de l’événementiel, les apporteurs d’affaires sont des partenaires bien identifiés, qui ont parfois leurs spécialités : shooting photo, séminaire, lieu atypique, privatisation avec activités, etc. Le visiteur utilise le moteur de recherche de la plateforme et paramètre les filtres (capacité, dates, localisation…) pour trouver des espaces adaptés à ses besoins. Tous les lieux qui y correspondent s’affichent alors. En passant par le site, il pourra demander des devis, réserver, converser avec l’équipe du lieu. Tout passe par le biais de la plateforme.
Se créer un compte, voire même mettre votre lieu en ligne, est généralement gratuit. Mais si vous faites des ventes ou si vous voulez permettre aux clients de réserver directement, ce qui vous éviterait de perdre ce deal, alors la gratuité ne s’applique plus. Certains apporteurs d’affaires prélèvent une commission à chaque location (entre 10 % et 20 % généralement). Pour d’autres, il vous suffira de payer un abonnement mensuel ou annuel. Et parfois les deux !
Plus les années passent et plus ce type de plateforme se professionnalise et s’humanise. Un vrai accompagnement est proposé au client souhaitant trouver un lieu, mais aussi au gérant de ces espaces à privatiser. Si vous débutez, ces conseils et cette aide peuvent vous être d’un grand secours pour apprendre à bien présenter vos lieux et à définir vos offres. Les sites web les plus récents proposent également une expérience utilisateur intuitive et agréable.
Ces plateformes d’apport d’affaires sont connues et ont pignon sur rue. Ce sont elles qui font leur propre communication, travaillent leur référencement sur internet et allouent un budget pour la publicité. Un vrai boost de visibilité à moindre frais pour votre lieu. Et si vous optez pour un site spécialisé en lien avec vos offres (réception de mariage par exemple), vous serez vu par un public déjà qualifié, qui n’est pas là par hasard.
Dans le BtoB, il y a même des entreprises sous contrat avec ce type de plateformes, qui sont donc dans l’obligation de passer par elles pour trouver un lieu – peut-être le vôtre ?
Et hop, votre planning se remplit (presque) tout seul !
L’utilisation de ces plateformes semble incontournable. Mais est-ce vrai ? Il faut garder en tête que cela vous demandera du temps, surtout si vous multipliez les inscriptions sur ce genre de site, tout en communiquant aussi de votre côté. D’un point de vue technique, il sera primordial de synchroniser tous vos agendas de réservation. Et en termes d’énergie, cela représente un vrai coût pour votre entreprise ! Sans compter le montant de l’abonnement ou de la commission à donner à ce partenaire…
Oui, vous obtenez une visibilité supplémentaire. Mais votre lieu est lissé, noyé dans la concurrence. Les offres sont standardisées, le nombre de photos ou de caractères dans votre description est limité… Bref, ce n’est pas vraiment ici que vous pourrez pleinement exprimer votre caractère unique et authentique, vos valeurs, vos engagements, vos spécificités. Pas de devis sur mesure à l’horizon !
Mais surtout : ce canal de communication ne vous appartient pas. Si le site ferme demain, vous perdrez en un claquement de doigts tout votre investissement. Des mois d’abonnements payés, des heures à répondre aux messages… Vous ne possédez même pas la base de données de prospects et de clients qui se rapporte à votre lieu. Autant dire que ça va être compliqué de les fidéliser par la suite.
Et le pompon sur la Garonne ? Si vous avez votre propre site internet, les plateformes d’apporteurs d’affaires, où vous avez créé votre profil, vont lui voler la vedette sur Google ! En effet, elles ont une plus grande force de frappe en référencement, de par leur taille et leur budget publicitaire.
Référencer son lieu sur les sites d’apport d’affaires est une bonne idée, notamment à votre lancement – et encore plus si vous n’avez pas encore de site internet ! Mais, à terme, cette solution doit être utilisée avec parcimonie, en complément de vos autres canaux de communication et d’acquisition : prospection, réseaux sociaux, etc. Nous vous invitons donc à peser le pour et le contre avant de vous y inscrire et de vous lancer dans cette course.
Si vous choisissez de référencer votre lieu, voici nos conseils :
On vous avoue, notre petit chouchou, c’est Kactus pour les lieux de réunions, de séminaires et autres événements pro. Vous êtes perdu parmi tous les acteurs sur le marché ? L’Agence FAT peut vous orienter !
Vous accueillez un nouveau client qui passe par une agence événementielle ou un event manager
C’est un enjeu de taille ! L’identité visuelle de votre lieu réceptif doit être pro
Développez votre lieu événementiel en trouvant l’inspiration dans d’autres domaines, comme le design retail.
Un shot d’infos, d’astuces et de bonnes pratiques sur l’événementiel, garanti sans langue de bois, ça vous tente ?
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