Le plan marketing de votre lieu événementiel

Qu’est-ce qu’un plan marketing pour un lieu événementiel ?

Un plan marketing est un document stratégique qui énonce les objectifs marketing d’une entreprise et les moyens qu’elle compte mettre en œuvre pour y parvenir. Il s’agit d’une feuille de route détaillée guidant les activités commerciales sur une période définie, généralement sur une année.

Pour faire simple, le plan marketing est un outil de pilotage qui traduit les objectifs et la stratégie marketing en un plan d’action détaillé, chiffré et programmé. Réaliser ce plan est une étape incontournable pour toute entreprise qui souhaite atteindre ses objectifs de vente. Et le domaine de l’événementiel ne fait pas exception ! Si vous désirez maximiser le taux d’occupation de votre lieu réceptif et attirer votre clientèle cible, vous devriez vous lancer sans plus attendre dans l’élaboration de votre plan marketing. Au besoin, FAT vous accompagne sur ce volet !

Pourquoi mettre au point un plan marketing pour votre lieu réceptif ?

Le plan marketing est un document clé qui va orienter toute la stratégie marketing de votre entreprise. Il intègre à la fois une dimension de réflexion et d’action, et revêt plusieurs fonctions essentielles.

• C’est un outil formalisé, qui peut être partagé avec vos équipes ou vos partenaires, actualisable chaque année.
• Il donne une vision claire des objectifs à atteindre à moyen terme, stimulant l’engagement et la motivation de vos équipes. Et même en amont, le plan marketing pousse tout simplement à une réflexion en profondeur sur votre business.
• Il propose de mettre en œuvre des actions cohérentes et ciblées. Cela permet de ne pas se disperser, d’aller à l’essentiel et de gagner du temps, de l’énergie et de l’investissement.
• Il offre un cadre privilégié pour mener des analyses détaillées de votre contexte, de vos précédents résultats et des évolutions prévisibles de votre marché. Cette approche méthodique assure une prise de décision éclairée basée sur une compréhension approfondie de votre situation et des tendances de l’événementiel.

Mettre en place un plan marketing est également une occasion de développer vos compétences dans ce domaine stratégique et d’être en mesure de mieux comprendre les fluctuations potentielles de votre activité (et de savoir y réagir rapidement !).

Les étapes pour élaborer le plan marketing de votre lieu événementiel

Généralement structuré sur une période d’un trimestre, d’un semestre, ou d’une année, le plan marketing constitue un guide pour orienter vos actions et réaliser vos objectifs. Il se construit en plusieurs étapes qu’il est important de connaître et de comprendre pour mener à bien l’ensemble du processus.

Une phase d’analyse préalable au plan marketing

Avant de vous lancer dans le plan marketing de votre lieu événementiel, une phase d’analyse s’impose. C’est le moment de répondre de manière claire et précise aux questions suivantes : Qui êtes-vous ? Quelles sont vos valeurs ? Quels objectifs souhaitez-vous atteindre ? Quels sont les enjeux de votre secteur d’activité ?

Faites le point sur la situation actuelle de votre entreprise en réalisant une analyse SWOT. Ce modèle se propose d’identifier vos forces, faiblesses, menaces et opportunités : strengths, weaknesses, opportunities, threats. Vous pouvez procéder par le biais :

• D’un audit interne : il s’agit ici de mettre le doigt sur vos avantages concurrentiels. Qu’avez-vous de plus que vos concurrents ? Qu’est-ce qui rend vos événements si particuliers ? Cela pourrait être la qualité de vos équipements, l’accessibilité de votre lieu, ou des collaborations exclusives avec des prestataires renommés. D’un autre côté, listez les points sur lesquels vous êtes moins performant, comme un manque de communication ou des services d’accueil perfectibles par exemple.
• D’un audit externe : l’objectif consiste à identifier les menaces et les opportunités de votre marché. Par exemple, y a-t’il des nouvelles tendances dans le domaine de l’événementiel ? Cela pourrait être une demande croissante pour des événements thématiques spécifiques, ou l’attente de services haut de gamme. Au contraire, quels sont les facteurs externes qui pourraient freiner votre activité (restrictions réglementaires ou des évolutions défavorables dans les préférences des clients.) ?

Enfin, il ne faut pas oublier d’aller voir ce qui se passe chez vos concurrents, grâce à un benchmark. Regardez ce qui fonctionne bien dans leur activité, les innovations mises en place et les services qui plaisent le plus à la clientèle. À vous de vous en inspirer et de n’en retenir que le meilleur, tout en ajoutant votre touche personnelle pour vous différencier.

La définition de vos objectifs et de votre stratégie

Une fois la phase d’analyse de votre entreprise événementielle effectuée, il est temps de définir plus précisément vos objectifs. Ils constituent le socle de votre stratégie et peuvent revêtir des formes très diverses. À vous de formaliser ce que vous souhaitez atteindre en priorité.
Que ce soit l’augmentation de votre chiffre d’affaires annuel, la croissance de votre liste de prospects, l’amélioration de votre notoriété, ou la fidélisation de votre clientèle, assurez-vous que votre objectif s’inscrive dans une démarche « SMART » :

• Spécifique : précisez clairement en quoi il consiste, en évitant toute généralité.
• Mesurable : assurez-vous qu’il soit quantifiable, afin de pouvoir évaluer les progrès réalisés à travers des KPI (indicateurs clés de performance).
• Accessible : il n’y a pas de mal à être ambitieux, mais il ne faut pas oublier de tenir compte des ressources disponibles et des contraintes de votre entreprise événementielle.
• Réaliste : assurez-vous que l’objectif soit réalisable dans le contexte actuel et en fonction des conditions du marché, de vos compétences et de vos capacités.
• Temporel : définissez un cadre temporel clair dans lequel vous souhaitez parvenir à votre but.

En tant que gérant de lieu réceptif, un de vos objectifs SMART pourrait être le suivant : « atteindre une satisfaction client de 90 % lors des séminaires d’entreprise sur les six prochains mois.». Une fois que vos objectifs sont clairement fixés, il est indispensable d’identifier votre client idéal, ou « persona ». Vos offres et services événementiels doivent correspondre parfaitement à cette cible, en adoptant le positionnement adéquat. Il s’agit de déterminer comment mettre en avant votre offre, de quelle manière la communiquer, et sur quels canaux marketing (réseaux sociaux, site web, vidéo, télévision, SEO, emailing, affichage, presse, etc.).

La planification de vos actions

Pas question de vous lancer avant d’avoir réfléchi à une planification minutieuse. Rien ne doit être laissé au hasard si vous voulez optimiser vos résultats. Mettez en place un rétroplanning indiquant quelles étapes sont à réaliser à quel moment, et quel membre de votre équipe est responsable de chaque action.

Prévoyez également de suivre de près le déroulement de votre plan marketing en analysant régulièrement vos performances. À cette occasion, vous pouvez réaliser un reporting à l’attention de vos équipes pour leur communiquer les données utiles et effectuer les ajustements nécessaires.
Pour piloter vos actions, il est préférable d’utiliser un outil spécifique, comme un tableau de bord. Par exemple, chez FAT, nous avons l’habitude de travailler avec Notion pour nos clients.