IA dans l’événementiel : quelles applications pour les professionnels ?

Définition de l’intelligence artificielle

L’Intelligence Artificielle désigne un procédé logique et automatisé reposant sur des algorithmes spécifiquement programmés pour réaliser des tâches bien définies. Pour simplifier, imaginez un programme d’ordinateur capable d’effectuer des actions de façon autonome, sans aucune intervention humaine.

Lorsqu’elle est intégrée à des outils ou des machines, l’IA met en œuvre des mécanismes qui ressemblent de près au raisonnement et au comportement humain. En d’autres termes, elle déploie des capacités qui incluent la créativité, l’anticipation, ou l’apprentissage. On appelle ça le deep learning : l’IA est en capacité d’apprendre seule, par elle-même.

Cette technologie novatrice ne se limite pas à l’exécution de tâches répétitives ou à des automatisations : elle s’apparente à une forme de pensée synthétique, capable de résoudre des problèmes, de prendre des décisions, et d’interagir de manière adaptative avec son environnement.

Les utilisations de l’IA dans l’événementiel

La révolution de l’IA a déjà conquis de nombreux secteurs d’activité, grâce à ses promesses d’efficacité et de rapidité. Il est temps d’explorer comment l’IA peut devenir un atout de premier choix pour une organisation événementielle sans faille.

Aide dans la conception de votre lieu et de ses aménagements

La clé d’un événement réussi réside en partie dans l’aménagement de l’espace. Là encore, l’IA est capable de vous donner un coup de main. Certains outils numériques, comme Dall-e 2, sont spécialement conçus pour générer des images à partir de prompts textuels. Ce dernier est d’ailleurs particulièrement apprécié pour simuler des aménagements d’espaces.

Grâce à l’IA, visualiser et personnaliser vos idées devient un jeu d’enfant. Vous pouvez rapidement donner vie à des concepts de décoration, d’éclairage, et de design scénique. Cette facilité de création améliore la communication avec votre équipe et vos partenaires, garantissant une vision partagée de votre événement.

Facilitation de votre communication

Vous le savez bien, une stratégie de communication cohérente est indispensable pour la notoriété de votre lieu événementiel. Oui, mais voilà : communiquer efficacement, cela prend du temps. Créer des supports de communication, élaborer un planning de rédaction pour les réseaux sociaux, concevoir des textes percutants, programmer les publications… Autant de tâches fastidieuses que vous pourriez déléguer… à l’IA !

• Gérer les réseaux sociaux : pour gagner du temps, utilisez des outils comme Buffer ou Agorapulse pour automatiser la publication de vos posts sur les réseaux sociaux.
• Créer des contenus textuels de qualité : Jasper AI, une intelligence artificielle tout-en-un, se propose de rédiger rapidement et efficacement vos séquences d’e-mails, textes publicitaires, articles de blog, ou tout autre écrit.
• Optimiser votre stratégie marketing : investir dans un logiciel d’IA conversationnelle, ou chatbot, permet d’améliorer votre interaction avec le public. Installé sur votre site, il offre des réponses rapides et personnalisées à vos participants, 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, à un coût abordable.

Conception de vos évènements

Dès la phase d’imagination et de conception de votre événement, il est possible d’avoir recours à l’IA pour booster votre productivité et votre créativité. Pour commencer, intégrez un outil d’intelligence artificielle, comme Perplexity AI, à vos séances de brainstorming ! Connecté au web en temps réel, il se comporte comme un agent conversationnel et répond à toutes vos requêtes et questions.

Vous pouvez même aller plus loin en fournissant à l’IA les consignes et les informations nécessaires pour planifier l’ensemble de votre événement. En prenant en compte tous les éléments, de la date et du lieu aux activités et aux besoins en matériel, l’IA génère un programme complet, vous faisant gagner un temps considérable.

En ce qui concerne la création visuelle, une solution comme MidJourney transforme vos prompts textuels en images personnalisées, répondant parfaitement à vos besoins. C’est un moyen simple et efficace de produire des supports de qualité, en cohérence avec l’identité visuelle de votre lieu événementiel ou celle de votre client.

Assistance dans la logistique et l’organisation de vos événements

Toute organisation d’événement implique des tâches de logistique et de gestion. Trouver les bons prestataires, louer ou acheter du matériel, coordonner les équipes, assurer un accueil sans faille aux invités…Un petit coup de pouce pour effectuer ce travail chronophage ne serait pas de refus ! Mettez à contribution un outil d’IA générative (c’est-à-dire capable de produire de nouveaux contenus à partir de consignes), comme Chat GPT, pour gagner du temps.

Simple d’utilisation et polyvalent, il vous assiste dans toutes vos activités en amont de la réception, à condition de savoir le piloter à l’aide de prompts efficaces. Grâce à la commande vocale, vous pouvez lui demander de transcrire et de résumer vos appels ou visioconférences. En lui fournissant des consignes précises, il est capable d’élaborer vos to-do list et plannings, et même d’actualiser vos fiches événements. Il vous assiste également dans l’analyse d’informations et la conception de tableaux, ce qui s’avère très utile pour gérer des stocks, établir un budget, ou extraire des données.

Sécurisation lors des rassemblements

Lors des rassemblements d’envergure, comme dans l’univers du MICE (Meeting Incentives Conferencing and Events), la sécurité est une préoccupation majeure pour tout gestionnaire de lieu réceptif. L’IA est capable d’apporter une précieuse contribution dans ce domaine, notamment grâce aux systèmes de reconnaissance faciale.

Cette technologie permet d’identifier rapidement et avec précision les participants figurant dans la liste des invités. Ils accèdent ainsi à l’événement sans avoir besoin de fournir un billet d’entrée ou une pièce d’identité, ce qui améliore leur expérience sur place. Toutefois, cette facilité d’accès pose des questions sur l’enregistrement et le partage des données personnelles, soulevant des enjeux éthiques à prendre en considération.

Des bracelets connectés contribuent également à renforcer la sécurité événementielle. Dotés de puces intelligentes, ces dispositifs ne se contentent pas de contrôler l’accès, mais ils facilitent aussi les paiements et les interactions au cours de l’événement. Leur connectivité avec les réseaux sociaux ouvre la voie à une analyse des données à l’issue du rassemblement. Là encore, il est crucial de ne pas perdre de vue la question de l’éthique.

Les limites de l’intelligence artificielle pour l’événementiel

Face aux avancées de l’IA couplées à l’automatisation des tâches, vous pourriez être tenté de vous reposer entièrement sur elle. Mais attention, comme toute technologie, elle n’est pas une solution miracle et présente ses limites.

Ces outils ne fonctionnent pas sans un bon pilotage

Pour exploiter pleinement les capacités de l’IA, il est nécessaire de maîtriser son fonctionnement et d’interagir avec elle en utilisant des prompts bien construits. Cela ne s’improvise pas et demande un temps d’apprentissage, voire de suivre des formations spécifiques.

L’IA n’est pas infaillible

Certaines versions gratuites d’IA, comme celle de Chat GPT, ne sont pas connectées à Internet et ne fournissent pas toujours des informations à jour. Lors de votre utilisation, soyez conscient de ces limitations et vérifiez toujours vos sources pour éviter des erreurs liées à des données obsolètes.

L’intelligence artificielle ne remplace pas l’humain

Si vous intégrez l’IA dans votre processus de communication et d’organisation événementielle, veillez à maintenir un bon équilibre entre l’automatisation et l’interaction humaine. Un usage excessif de l’IA risque d’être remarqué et mal perçu par vos clients et vos partenaires, surtout si cela réduit l’aspect humain et personnel de vos relations.

L’IA est limitée en termes de créativité

L’IA excelle dans la génération de contenu basé sur des données existantes, mais elle atteint ses limites lorsqu’il s’agit de la création véritablement originale. Méfiez-vous du copier-coller, de la paraphrase excessive, et des problématiques liées au droit d’auteur, car l’IA s’inspire directement d’œuvres préexistantes.