Comment transformer votre gîte en lieu événementiel ?

Pourquoi proposer de la location événementielle dans votre gîte ?

Il ne s’agit pas vraiment de faire basculer votre activité d’hébergement à de l’événementiel. Mais, en réalité, d’ajouter une corde à votre arc pour avoir de meilleures chances d’être choisi par rapport à vos concurrents ou pour attirer une nouvelle cible. Si votre lieu est rempli de jour comme de nuit par le même groupe, c’est un point fort pour votre rentabilité.

• Un gîte qui propose aussi de l’événementiel pourra accueillir par exemple une cible BtoC : mariage, anniversaire, rassemblement familial, etc.
• Un lieu événementiel qui propose aussi des couchages dans un joli cadre tel que votre gîte attirera une cible BtoB : séminaire résidentiel, activité incentive ou team-building sur plusieurs jours.

Comment définir votre activité événementielle en tant que gîte ?

Avant de vous lancer tous azimuts dans la grande aventure de l’événementiel, il est important de faire le point et d’analyser les forces en présence !

• Au niveau de vos espaces, quel type d’événement est réalisable ? Capacité, mobilier, agencement, etc.
• Avez-vous les compétences nécessaires en interne ? Faut-il prévoir des temps de formation ? Il est possible également de solliciter un accompagnement externe via des agences spécialisées, comme FAT 😉
• L’événementiel va demander du temps et de l’énergie : avez-vous les capacités en interne pour gérer ce flux de travail supplémentaire ou un recrutement est-il à prévoir ?

Si tous les feux sont au vert, il est également important de vous questionner sur vos envies concernant le public et le type d’événement que vous voulez recevoir. Mais aussi sur ce qui serait le plus pertinent, rentable et cohérent pour votre lieu. En effet, votre gîte a certainement déjà une identité propre, un ADN. Et votre lieu événementiel devra en être la continuité.

Concrètement, comment transforme-t-on son gîte en lieu événementiel ?

Oui, il va y en avoir de la paperasse et des responsabilités ! Vous connaissez déjà cette partie du travail en tant que gérant de gîte. Ces démarches sont très similaires à ce que vous avez déjà réalisé pour votre service d’hébergement.

Il y a tout d’abord les obligations liées au statut ERP (établissements recevant du public). Ce sont des normes précises à respecter : évacuation, alarme incendie, accessibilité, etc.

Ouvrir des espaces pour la location fait ensuite l’objet d’une demande d’autorisation en mairie. La majorité des procédures administratives passe par différentes commissions qui vérifient que vos salles sont bien conformes et salubres selon la législation en vigueur.
Cela permet de garantir la sécurité des usagers, mais aussi la vôtre en tant que propriétaire ou exploitant. Examens des plans, visites à l’improviste… Une fois que tout est validé, le maire ou la mairesse rend un arrêté municipal pour autoriser l’ouverture des salles et espaces à la location.

Du côté de votre entreprise, nous vous conseillons d’ajouter une activité à votre société pour cette branche événementielle. Cela est toutefois à voir au cas par cas avec un avocat et un expert-comptable. Pensez également à prévenir votre assurance professionnelle pour demander une extension de garantie.

Construire vos offres événementielles

Il y a aura des cafouillages et des erreurs dans les tarifs ou le choix des prestations au début : c’est normal, il faut bien tester pour identifier ce qui fonctionne le mieux selon les demandes de votre public. Le plus souvent, les lieux réceptifs comme le vôtre proposent la location seule des espaces ou un pack événement + hébergement.

En réalité, il y a de nombreux paramètres à prendre en compte pour définir vos offres et vos prix :

• le marché et la concurrence déjà en place,
• votre localisation et l’environnement direct,
• le cachet de votre lieu, son aspect atypique, son patrimoine, son standing,
• votre accompagnement, votre aide,
• la capacité, le nombre de personnes accueillies,
• la durée de l’événement et le nombre de nuitées le cas échéant,
• la proposition de prestations supplémentaires avec des partenaires (restauration, animation…)

Comment communiquer sur votre nouvelle offre événementielle ?

En tant que gîte, vous avez sûrement développé des supports de communication : flyers, brochures, site internet, fiche d’établissement Google, réseaux sociaux… Mais à présent, il faut également mettre en avant votre nouvelle activité événementielle sur ces mêmes canaux. Nous vous invitons à en parler sur vos réseaux sociaux dès le début du projet : le public apprécie de suivre chaque étape, il s’y implique d’autant plus.

Il est important de présenter votre projet à une échelle plus locale : cercles d’entrepreneurs, associations de commerçants, élus de votre collectivité, presse, etc. Ne négligez pas cette étape, car elle peut être pour vous le début d’un bouche à oreille très productif, surtout si votre gîte est déjà reconnu pour sa qualité d’accueil.

Pour aller plus loin dans votre démarche et apprendre à vendre votre lieu événementiel, nous avons créé un guide dédié. C’est gratuit !

Accueillir et monter des projets événementiels dans votre gîte

Vous avez les autorisations et vous avez fait de la communication. Vous allez accueillir vos premiers clients en tant que gérant de gîte ET de lieu réceptif. Félicitations ! C’est un nouveau métier à apprendre, mais vous verrez qu’il nécessite des compétences que vous possédez déjà : le sens de l’accueil, l’adaptabilité, la proximité avec vos clients, etc.

Votre plus grand défi sera peut-être d’accueillir une cible dont vous n’avez pas l’habitude, comme le public professionnel par exemple. L’événementiel exige d’être encore plus souvent sur le terrain, au contact des clients : n’hésitez pas à leur poser des questions, en amont de l’événement et le jour J, pour anticiper leurs besoins.

Se développer dans l’événementiel avec votre gîte

Petit à petit, vous allez prendre vos marques entre la gestion de votre lieu événementiel et celle de votre gîte. Il vous sera alors possible de créer avec plus de facilités des packages d’offres, de faire des devis personnalisés au prix le plus juste, etc.

Pour aller plus loin et avancer en toute sérénité dans votre activité, voici nos derniers conseils :

• construire un réseau solide de partenaires locaux,
• utiliser différents canaux pour trouver de nouveaux clients, comme les plateformes d’apport d’affaires par exemple,
• faire un vrai suivi après-événement, en demandant un retour du client suite à sa venue,
• s’organiser avec un outil complet d’exploitation comme Booking Shake,
• petit à petit, investir du matériel dédié : praticable quick (scène démontable), vidéoprojecteur, décoration, etc.