Comment intéresser les agences événementielles avec votre lieu réceptif ?

Qu’est-ce qu’une agence événementielle ?

Avant d’explorer les stratégies pour attirer les agences événementielles vers votre lieu réceptif, il est essentiel de comprendre ce qu’est réellement une agence événementielle et quelles sont ses missions. Les agences événementielles occupent une place centrale dans notre secteur d’activité, en orchestrant des expériences uniques et mémorables pour une variété de clients. Pour vous, il s’agit donc d’un intermédiaire : il est rare que le lieu réceptif traite directement avec le client final.

Définition et missions d’une agence événementielle

Les agences événementielles sont des entreprises spécialisées dans la conception, la planification et la gestion d’événements. Leur mission principale est de prendre en charge toute l’organisation des événements de leurs clients, qu’il s’agisse de clients BtoB (surtout) ou BtoC (ça arrive).

• Ces agences possèdent parfois des spécialités :
• Une clientèle dans des niches particulières, comme la food & beverage ou l’automobile
• L’organisation d’un type particulier d’événement : MICE, team-building à l’étranger, shooting…
• Etc.

Qui sont les clients des agences événementielles ?

Les clients des agences événementielles sont diversifiés et peuvent inclure des entreprises, des institutions, des marques, des associations, des collectivités, ainsi que des particuliers pour certaines agences spécialisées. Ils font appel à ces agences pour organiser des événements de A à Z : repérer le lieu, gérer les invitations, trouver un traiteur et élaborer le menu, recruter des hôtes et hôtesses, faire la communication de l’événement si besoin, assurer l’opérationnel le jour J, etc. De vrais chefs d’orchestre ! Pour le client, c’est un vrai gain de temps et d’expertise : pas besoin de trouver et de traiter avec mille interlocuteurs, et pas d’amateurisme dans l’organisation.

Quels sont les types d’événement qu’organisent ces agences ?

Les agences événementielles sont impliquées dans la planification et l’exécution d’une multitude d’événements, couvrant divers besoins et secteurs. Ces events peuvent avoir des tailles très différentes : de la réunion confidentielle et VIP à 4 personnes à la fiesta du siècle avec 2000 personnes ! Voici une liste des événements les plus communs dans ce type de structure.

Shooting photo ou tournage

Les agences événementielles sont souvent sollicitées pour préparer des séances de shooting photo ou des tournages vidéo pour des campagnes publicitaires, des magazines, des films, etc. Elles sont responsables de la gestion logistique et de la coordination de tous les aspects nécessaires à la réalisation de ces projets visuels.

Événement BtoB en interne

Les agences événementielles sont chargées d’organiser des événements internes pour des entreprises, tels que des team-building, des réunions, des séminaires ou des anniversaires d’entreprise. Ces événements visent généralement à renforcer la cohésion d’équipe, à transmettre des messages clé ou à célébrer des étapes importantes de l’entreprise.

Événement clientèle et partenaires

Les agences événementielles sont également impliquées dans la création et la gestion d’événements destinés à la clientèle d’une entreprise. Cela peut inclure des lancements de produits, des soirées de gala, des réceptions VIP, des manifestations de communication événementielle ou des événements spéciaux visant à accueillir et à fidéliser les partenaires commerciaux et les clients. Ici, c’est la réputation de la marque qui est en jeu : il faut éblouir !

Attirer les agences événementielles dans votre lieu réceptif

Maintenant que vous les connaissez mieux, vous avez envie de les séduire, ces agences événementielles, n’est-ce pas ? On vous comprend : un partenariat solide avec une agence événementielle, c’est l’assurance d’accueillir quelques événements d’envergure dans votre lieu réceptif, tout en collaborant avec des professionnels (exigeants, mais experts) de ce secteur.

Une communication dédiée aux agences événementielles

Pour attirer l’attention des agences événementielles, il est essentiel d’adopter une stratégie de communication ciblée. Voici les trois moyens d’y arriver que nous privilégions :

1. La présence à des salons dédiés à l’événementiel et au réceptif, ou à des thématiques plus ciblées si votre lieu peut s’y inscrire (MICE, mariage, etc.). Il n’est pas forcément nécessaire d’être exposant : parcourir les allées de ce genre d’exposition, tisser des liens et faire connaissance, c’est déjà ça. D’ailleurs, dans ce type d’événements professionnels, des temps d’échange et de networking sont souvent prévus : sautez sur l’occasion !
2. LinkedIN : the place to be pour trouver des clients BtoB (jeu de mots involontaire !). Bien entendu, ce réseau social demande des efforts : il faut réseauter en invitant des gens, en échangeant en commentaire sous les publications, et en postant soi-même du contenu pertinent. Mais c’est un vrai moteur pour le bouche-à-oreille et la recommandation.
3. Pour trouver, il faut chercher. La prospection, c’est aussi simple que ça ! En premier, listez les agences événementielles qui peuvent réellement être intéressées par votre lieu. Puis, construisez votre argumentaire commercial et votre technique d’approche. Et enfin, contactez ces agences événementielles pour vous présenter et leur proposer une visite (et une collaboration, évidemment). L’objectif est de vous rendre visible, de vous faire connaître et de marquer les esprits.

Ne pas négliger les autres canaux de communication

…Car ils permettent aux agences de vous repérer ! Les agences événementielles partent souvent en quête d’un lieu spécial et adapté aux événements de leurs clients. Leur veille ne s’arrête jamais.

Outre les méthodes directes de communication, il est important d’être présent sur d’autres canaux, tels que les plateformes d’apport d’affaires et les réseaux sociaux (notamment Instagram). Très souvent, la recherche des agences événementielles est géolocalisée : pensez à avoir une fiche d’établissement Google et une fiche Apple Connect à jour pour être trouvé facilement. Ces canaux permettent aux agences événementielles de vous découvrir et de prendre connaissance de vos offres. Qui sait ? Vous leur taperez peut-être dans l’œil.

Proposer un lieu et une offre modulables

Pour séduire les agences événementielles, il est essentiel de proposer un lieu et une offre flexibles et modulables. Les agences recherchent des partenaires capables de s’adapter aux besoins spécifiques de leurs clients et de leur offrir des solutions sur mesure. En effet, chaque événement aura un concept et un branding bien à lui à respecter.

C’est même une des raisons pour laquelle les clients passent par une agence événementielle, qui sera capable de mettre en place les moyens nécessaires pour faire rayonner leur marque ou leur thème d’événement, au lieu de faire par eux-mêmes en bidouillant et en perdant du temps.

Les professionnels en agence événementielle ont l’habitude de se projeter dans les lieux, même s’il faut refaire toute la déco, à l’inverse peut-être de vos clients directs. Par contre, ils ont besoin de réactivité, d’adaptabilité et de disponibilité de votre part. Il vous faudra avoir toutes les réponses à leurs questions, de la présence des prises murales, en passant par la possibilité de louer ou non du mobilier, ou le nombre précis de chaises sur place.

Certaines agences ont déjà leur carnet d’adresses concernant les prestataires, mais elles apprécieront toujours de vous voir leur conseiller votre propre réseau de partenaires, testés et approuvés.