Toutes les clés de la prospection pour les lieux événementiels

La prospection pour les lieux événementiels, c’est quoi ?

Dans le secteur de l’événementiel, l’un des principaux défis réside dans l’acquisition de nouveaux clients. À quoi bon avoir un espace de réception somptueux si personne ne le réserve ? Si vous souhaitez dynamiser l’affluence vers votre lieu, vous n’avez pas le choix : il faut prospecter !

Qu’est-ce que la prospection ?

La prospection désigne l’ensemble des actions marketing déployées pour identifier et attirer de nouveaux prospects, dans le but de les convertir en clients. Cette démarche peut prendre différentes formes. Mais à l’ère du numérique, elle évolue de plus en plus vers des techniques digitales, comme l’envoi d’e-mails, l’utilisation des réseaux sociaux ou le recours aux publicités en ligne de type Google Ads.
Il existe deux manière de trouver des clients :

• L’outbound marketing : il s’agit de rechercher activement des prospects, à travers une prospection directe ou l’utilisation de publicité.
• L’inbound marketing : cette approche indirecte et plus douce vise à attirer naturellement les clients potentiels, grâce au partage de contenus via une communication digitale ciblée. C’est la fameuse stratégie de contenus !

Ces deux méthodes ne sont pas opposées. Au contraire, elles se complètent, et tout l’enjeu est de savoir les combiner harmonieusement. C’est précisément l’approche que nous privilégions chez FAT.

Les atouts de la prospection pour les lieux événementiels

Parvenir à mettre en place une méthode de prospection efficace, c’est un vrai atout pour votre lieu réceptif !

• Optimiser l’occupation de votre lieu événementiel : en contactant des prospects directement, vous obtiendrez des réponses rapides et pourrez anticiper les périodes creuses et maximiser la rentabilité de votre espace.
• Mieux connaître votre clientèle cible : en entrant en relation avec vos prospects, vous aurez l’occasion de discuter avec eux et de cerner leurs besoins et leurs préoccupations. C’est le moyen idéal pour détecter rapidement les tendances et ajuster vos offres en conséquence.
• Obtenir des retours directs sur vos prestations : si votre approche de prospection ne résonne pas correctement avec votre public cible, vous pourrez rectifier le tir sans délai. Cette réactivité vous permet d’affiner continuellement votre stratégie et de vous assurer que votre offre correspond aux attentes du marché.
• Faire grandir votre réseau : en développant des relations avec des prospects qualifiés, vous avez la possibilité non seulement de les convertir en clients, mais aussi de créer des partenariats ou d’obtenir des recommandations ou d’autres opportunités professionnelles. Un vrai plus dans le monde de l’événementiel où le bouche à oreille est encore un vecteur fort pour attirer de nouveaux clients.

Les difficultés liées à la recherche de clients

En tant que gérant d’un lieu événementiel, votre expertise réside dans l’art de créer des expériences, et pas forcément dans les subtilités du marketing. Il est compréhensible que vous ne sachiez pas comment trouver des clients, ou que vous soyez mal à l’aise à l’idée de présenter vos offres de manière frontale.

Par ailleurs, une bonne stratégie de prospection ne s’improvise pas. Identifier les prospects qualifiés, choisir les techniques appropriées, miser sur les bons outils… Tout cela demande des compétences spécifiques. Souvent, il est indispensable de se former ou de déléguer cette mission, à moins d’être un expert du marketing ! Que vous choisissiez de le faire vous-même ou de recourir à un professionnel, cela représente toujours un investissement, tant en temps qu’en ressources financières.

Autre défi à considérer : la prospection est un engagement constant qui exige persévérance et régularité. Si vous aspirez à maintenir un taux d’occupation optimal pour votre lieu de réception, il est impératif de demeurer actif dans vos démarches de prospection.

Les 4 étapes lors d’une prospection réussie pour lieu réceptif

Si vous voulez réussir votre prospection sans perdre votre temps ni votre énergie, une approche méthodique s’impose. Voici les étapes que nous vous conseillons de suivre.

1. Construisez une base de contacts qualifiés

Une stratégie de prospection efficace débute par la création d’une base de contacts qualifiés (c’est-à-dire, dont les besoins correspondent exactement à vos offres). Pour cela, il est crucial de définir précisément votre client idéal et de dresser son portrait robot, en prenant en compte les différents types d’événements que vous pouvez accueillir, vos tarifs et aussi vos aspirations.

Plongez-vous dans l’univers de votre client cible en adoptant son point de vue pour cerner ses problématiques, ses préoccupations, ses doutes, ses besoins et ses habitudes. Dans le contexte du B2B (business to business), où vous vous adressez à des entreprises, il est crucial d’identifier clairement l’interlocuteur à contacter : assistants de direction, managers, PDG, chargés d’événementiel, etc.

Un outil dédié, comme un CRM (Customer Relationship Management), vous aidera à gérer efficacement votre base de données. Ce logiciel centralise l’ensemble de vos contacts et permet un suivi détaillé de chaque étape de votre prospection.

2. Explorez des stratégies pour atteindre vos prospects

Le benchmark (comparaison et analyse de vos offres par rapport à la concurrence) est un outil puissant pour trouver votre positionnement sur le marché de l’événementiel. Grâce à cette méthode, vous pouvez observer les pratiques de vos concurrents et repérer ce qui suscite l’adhésion du public, afin de vous en inspirer.

Il n’est pas question de copier le concept des autres ! L’objectif consiste au contraire à vous différencier en apportant votre touche personnelle et en mettant en avant vos atouts, vos particularités. Faites transparaître ces différences dans votre communication pour façonner un message unique qui résonnera avec vos prospects.

En amont de votre prospection, il est toujours utile d’élaborer soigneusement un pitch et un argumentaire de vente, à adapter en fonction des spécificités de votre public cible. Par exemple, si vous visez des entreprises pour des événements professionnels, vous pourriez mettre l’accent sur la flexibilité de votre espace pour répondre à divers besoins. Préparez-vous également à répondre aux objections potentielles.

Vos supports de communication et votre approche sont à sélectionner avec soin. Que ce soit à travers des e-mails commerciaux (assurez-vous d’utiliser une base de données en conformité avec le RGPD), des publicités en ligne, d’une prospection directe sur les réseaux sociaux en message privé, ou encore par le biais du publipostage, chaque choix doit être aligné avec votre stratégie globale. Une vraie approche stratégique !

3. Maîtrisez les techniques de « closing »

Une fois que votre plan d’attaque est élaboré, il est temps de le mettre en pratique. Si vous avez constitué une base de prospects qualifiés, vous avez de grandes chances de les convertir en clients. Lors de vos interactions, il est préférable de privilégier la création d’un lien authentique plutôt que de vous focaliser sur la vente immédiate.

Pour cela, il faut savoir être à l’écoute, poser des questions et chercher à déceler le véritable problème de votre interlocuteur. Par exemple, l’objection courante « c’est trop cher » cache peut-être un manque de confiance en votre expertise et un besoin de réassurance ou de preuves sociales.

Si vous n’avez pas le tempérament d’un vendeur, vous pouvez tout à fait déléguer cette mission. Faites appel à un expert de la prospection, comme un commercial ou un closer (une personne chargée de conclure les ventes). Externaliser cette tâche à un professionnel vous permettra de rester concentré sur vos compétences principales de gestion de lieu événementiel. FAT propose par exemple ce service d’acquisition, spécialement pour les lieux événementiels.

4. Fidélisez vos clients : c’est la concrétisation de votre prospection

La prospection ne se limite pas à convertir les prospects en clients. Si vous voulez viser une efficacité à long terme, ne perdez pas de vue l’objectif de fidélisation. C’est la dernière étape du parcours client, et elle est indispensable, surtout dans le contexte du B2B, où des événements réguliers (séminaires, formations, soirées d’entreprise, team-building, afterworks) sont fréquents. La fidélisation assure un flux continu de clients, mais favorise également l’upselling (amener le client à acheter une offre plus haut de gamme, à un prix plus élevé).

Pour fidéliser vos clients, il faut avant tout leur proposer une prestation de grande qualité. Mais cela passe aussi par la création d’un lien privilégié avec eux, en ayant de petites attentions à leur égard et en maintenant le contact après la réception.