6 conseils pour votre événement en plein air

1. Adapter la scénographie de votre événement en plein air

La grande difficulté lorsque l’on se retrouve face à une demande d’événement en plein air, c’est de savoir, concrètement, comment celui-ci peut prendre place dans votre extérieur. Comment adapter l’espace aux besoins de vos clients ?

Il y a des éléments pratico-pratiques à prendre en compte pour disposer votre décor et votre mobilier. C’est en plein été ? Il faut de l’ombre. En fin de journée ? Gare au soleil couchant qui vous aveugle. En mi-saison ? Les terrains qui peuvent devenir boueux sont à fuir. Vous voyez l’idée !

Pour le reste, tout est à créer. Il va vous falloir différencier clairement plusieurs espaces grâce à la scénographie événementielle. Voici les éléments que l’on retrouve habituellement pour ce type d’event :

• Une grande allée menant du parking au lieu de l’événement en plein air
• Un lieu de restauration, avec tables et chaises
• Une scène
• Si besoin, une piste de danse
• Un chemin bien indiqué pour accéder aux sanitaires
• Parfois, un espace d’accueil ainsi que des vestiaires

Pour baliser le tout, faites place à votre imagination : lampions, tapis, fleurs et plantes, etc. Si l’événement se déroule le soir, il est important de veiller au bon éclairage du lieu. Attention, ces éléments doivent être en accord avec le concept ou l’ambiance générale.

2. Avoir du matériel adapté pour les événements extérieurs

Un événement en plein air, ce n’est pas juste un événement déplacé dehors. Il est important d’avoir du matériel dédié pour cette occasion. Sinon, vous risqueriez tout simplement d’abîmer votre équipement et vos meubles (oh, les pieds de chaises irrécupérables après une soirée au grand air !).

Vous aurez besoin d’éléments de décoration ou de mobilier supplémentaires : un bar, un comptoir, un chevalet, des dispositifs lumineux, de la signalétique, un praticable quick (une petite scène démontable), etc. Attention pour l’électricité : des câbles adaptés à un usage extérieur sont indispensables (oui, oui, comme en camping, tout à fait !). Concernant le gros matériel, vous pourrez le louer si les événements de plein air restent anecdotiques pour votre lieu réceptif.

3. Des solutions alternatives en cas de mauvais temps

Un événement en plein air est toujours risqué ! On aimerait bien avoir la main sur la météo mais ce n’est malheureusement pas possible. Il est primordial d’avoir une solution de repli, et même deux :

1. C’est une petite pluie, mais il fait très bon et votre terrain est à l’abri de la boue : des grandes tentes de réception, des barnums peuvent suffire. L’idéal est alors de prévoir un plancher (plancher de bal ou plancher additif, de leurs petits noms) pour le confort des convives.
2. C’est l’apocalypse ! Des trombes d’eau s’abattent sur votre lieu. Vous êtes obligé de fermer la terrasse, le jardin, le balcon… Votre client ainsi que ses invités doivent avoir la possibilité de se réfugier à l’intérieur. Attention à ne pas prévoir d’autres événements en même temps pour leur laisser la place libre.

4. Accessibilité et éco-responsabilité : comment tenir vos engagements même en extérieur ?

Un événement en plein air, ce sont des défis à relever. Et notamment pour vos engagements en termes d’accessibilité et d’éco-responsabilité. Alors, avant de proposer à la cantonade ce type de service, soyez prêt à incarner vos valeurs très concrètement, même lors d’events extérieurs.

• Les espaces que vous allez proposer dehors sont-ils accessibles et pratiques pour les personnes porteuses de handicap moteur ou sensitif ? Rampe d’accès, chemins clairement balisés au sol, etc.
• Avez-vous prévu des poubelles de tri ? Vos prestataires (notamment traiteurs) sont-ils informés de votre démarche éco-responsable ? Le but ici sera notamment d’éviter le gaspillage et l’utilisation de matériel à usage unique. On sait qu’un événement extérieur ajoute une difficulté en plus à la gestion du catering, mais si tout le monde y met du sien, il est tout à fait possible d’y arriver !

5. Des animations adaptées à un événement en plein air

Presque toutes les animations sont adaptables à l’extérieur – sauf si vous prévoyez un grand show acrobatique qui exige un chapiteau de cirque ! Bien entendu, avant de proposer des activités à votre client, nous vous recommandons tout d’abord de les sélectionner pour qu’elles collent au thème ou à l’atmosphère de l’événement à venir.

Ceci dit, être en extérieur permet de faire quelques folies niveau animation, notamment si l’événement est festif… Voici nos idées :

• film de l’event avec un drone,
• structures gonflables,
• machine à bulle,
• pool-party,
• cinéma en plein air,
• activités sportives et jeux.

Événement en plein air : comment vendre cette prestation ?

Vous vous sentez fin prêt à ajouter cette corde à votre arc ? Les événements extérieurs vous permettront d’accueillir plus d’invités et de remplir votre planning de réservation à la belle saison. Mais, pour cela, il faut communiquer sur le sujet afin de trouver des clients.

La première étape est de définir quel type d’événements et de public vous souhaitez (et pouvez) accueillir dans votre lieu réceptif et dans vos espaces extérieurs : réception de mariage, vin d’honneur, soirée de lancement, team-building, etc. Calculez la capacité assise et debout de votre lieu, par exemple.

Ensuite, il sera important de réaliser de beaux visuels, avec des photographies de qualité professionnelle. Bien entendu, le ciel devra être au beau fixe pour des clichés qui renvoient la meilleure image possible. Nous vous invitons à prendre des photos de vos lieux dans différentes configurations, avec tout le nécessaire mis en place : un buffet, une scène avec les chaises installés pour le public, etc.