Transformer votre bar en lieu événementiel : toutes les étapes à suivre

Pourquoi le bar est l’espace idéal pour devenir un lieu événementiel ?

Transformer son bar et y ajouter une activité événementielle est une idée judicieuse. Après tout, il y a déjà cette culture de l’événement dans un bar. Les clients viennent y fêter un anniversaire ou suivre une compétition sportive. C’est un lieu de rassemblement pour les afterworks et les grandes occasions du calendrier comme la Saint-Patrick. La majorité des bars ont donc cette aura “festive” qui est tout à fait adaptée pour aller plus loin et accueillir des événements en proposant la privatisation de ses espaces. Il n’y a qu’un pas à franchir pour passer à cette organisation !

Pourquoi transformer son bar en lieu événementiel ?

Vous avez déjà une clientèle qui pourrait tout à fait être intéressée pour faire ses événements dans votre établissement. En ce qui concerne les moments de rassemblements privés (anniversaire, EVJF, etc.), vous possédez donc potentiellement un public potentiellement “acheteur” de votre offre de location de bar. Bien évidemment, vous attirerez aussi une toute nouvelle clientèle, venue spécifiquement pour faire un événement chez vous et qui pourrait tout simplement revenir pour boire un verre. Bar et événementiel : deux activités complémentaires qui sont de vrais vases communicants !

D’un point de vue stratégique, transformer votre bar est également astucieux. Cette démarche vous permet de diversifier vos sources de revenus et de remplir votre lieu même à des horaires habituellement creux. C’est tout l’intérêt de la privatisation ! Pour vos équipes, ce projet amènera sûrement un regain de motivation et de mobilisation autour de ces nouvelles façons d’accueillir des clients au sein de l’établissement.

Deux activités, c’est aussi plus de clients différents, qui sont autant de potentiels prescripteurs pouvant parler de votre lieu et le recommander. Si votre bar s’y prête et que vous le souhaitez, il vous sera également possible de toucher une nouvelle cible : les entreprises, avec une offre BtoB. Plus largement, développer l’événementiel vous amènera à multiplier les collaborations, les partenariats et à étendre votre réseau. Autant d’occasions de faire marcher le bouche à oreille !

Quels types d’événements pouvez-vous accueillir dans votre bar ?

Vous hésitez à transformer votre bar, car vous ne savez pas encore quels types d’événements vous pourrez accueillir ? Il est déjà possible d’organiser les vôtres, dans le simple but de faire venir plus de monde dans votre établissement : animation autour de rendez-vous sportifs, dégustations, concerts…

Mais c’est vraiment la privatisation de vos espaces et l’accueil d’événements BtoB et/ou BtoC de vos clients qui vous permettront de passer à une autre phase de développement.

• Accueil d’événements festifs : départ à la retraite, vin d’honneur, EVJF et EVJG, anniversaire, etc.
• Séminaire, formation, réunion
• Réservation en petit groupe autour d’une animation : escape game, cours de mixologie…
• Tournage et shooting
• Communication événementielle et BtoB, comme un lancement produit ou une soirée d’entreprise

Comment procéder pour transformer votre bar en lieu événementiel ?

Ici, nous allons avant tout aborder les étapes de réflexion, de marketing et de gestion de votre bar une fois devenu un lieu événementiel à part entière. Mais, puisqu’il s’agit d’une activité secondaire de votre établissement, pensez également à faire les démarches administratives nécessaires pour la déclarer.

Faire avec l’existant pour définir les événements que vous pouvez accueillir

On ne peut pas toujours pousser les murs. Certains lieux, comme notre client le Shake n’ Smash, ont l’opportunité d’effectuer des travaux pour faciliter l’accueil d’événements. Mais ce n’est pas possible partout, pour des raisons techniques ou budgétaires. Il faut donc définir les espaces que vous allez proposer à la privatisation. Ainsi, vous saurez quels types d’événements vous pourrez recevoir et pour combien de personnes. Selon vos équipes et vos habitudes, il vous faudra également envisager les moments propices aux privatisations (en semaine ? en journée ?).

Écouter votre public pour choisir vos formules

Le choix de vos offres et de vos tarifs est un axe marketing très stratégique. Nous vous invitons à être à l’écoute des besoins émergeant de votre cible habituelle. On a sûrement déjà voulu vous réserver des tables pour un anniversaire par exemple. Il est intéressant par ailleurs de faire un benchmark, c’est-à-dire de regarder ce qui se passe du côté de vos concurrents, pour trouver des idées et avoir une vision globale du marché déjà en place. L’idée est de s’inscrire en toute logique dans celui-ci, tout en vous différenciant pour être plus facilement repéré.

Mettre en place vos offres et développer votre réseau

Transformer son bar en lieu événementiel ne se fait pas tout seul ! Il vous faudra définir le contenu de vos offres et les tarifs afférents. Ce développement de votre entreprise nécessite aussi la mise en place d’un réseau de partenaires pour l’aménagement du lieu, les animations à proposer à vos clients et la restauration (sauf si vous avez déjà un chef et une cuisine sur place, bien entendu). Cette étape de préparation de vos offres, comme des formules packagées ou des accompagnements sur mesure, vous permettra de mettre à plat votre stratégie et de calculer vos coûts pour être rentable.

Communiquer pour trouver des clients

Une fois que tout est déployé, il est temps de communiquer sur votre nouvelle activité événementielle. Nous vous conseillons même de ne pas attendre et de le faire dès que vous êtes certain de sauter le pas : le “build in public” est en général très apprécié par votre audience.
Pour vous rendre visible et gagner de nouveaux clients, vous n’échapperez pas aux supports numériques :

• mettre à jour votre site internet, vos fiches d’établissement Apple et Google,
• démarcher des blogs ou les sites de vos collectivités, des médias locaux pour annoncer cette activité,
• prévoir des publications sur les réseaux sociaux et dans votre newsletter,
• si besoin, faire appel à la publicité en ligne ou aux influenceurs.

Il est également possible de vous inscrire sur des plateformes d’apport d’affaires pour toucher une cible nouvelle via ce canal.

Faire le suivi de chaque événement

Une réservation est passée ? Place à l’organisation à présent ! Il est important de créer tout de suite le lien avec votre client, en l’informant et en lui posant toutes les questions nécessaires pour préparer le jour J. Il en va de même avec vos partenaires : traiteur, DJ, etc. Eux aussi doivent booker leur planning et être fin prêts pour leurs prestations ! Cette communication va bien évidemment se poursuivre pendant l’événement, mais aussi après. En effet, recueillir le feedback est précieux pour vous améliorer… Et mettre en avant son avis positif auprès de potentiels prospects !